Descubra como a automação inteligente ajuda gerentes hoteleiros a reduzir a sobrecarga da equipe no fim de ano, agilizar a comunicação e aproveitar oportunidades de receita sem esforço.
Alta demanda. Equipe sobrecarregada. Perda de receita. A temporada de fim de ano deveria ser o pico de faturamento do hotel; no entanto, muitas vezes ela sobrecarrega as equipes de reservas com tarefas manuais que atrasam tudo, especialmente na interação com os viajantes: responder a perguntas frequentes, enviar cotações e fazer o follow-up de potenciais hóspedes.
Respostas atrasadas e o acúmulo de tarefas podem custar ao seu hotel uma parte significativa das potenciais reservas diretas, além de prejudicar a primeira impressão da sua marca para os viajantes. É aí que a automação inteligente deixa de ser uma tendência e se torna uma necessidade operacional.
Deixe a tecnologia gerenciar o trabalho repetitivo para que sua equipe possa focar no que realmente gera resultados: negociar acordos, fazer upselling de experiências premium e oferecer o tipo de serviço que transforma viajantes em clientes recorrentes.
Quer saber como dominar a comunicação do seu hotel nesta temporada de fim de ano? Leia o artigo completo!
O papel do gerente hoteleiro: desenhando a estratégia de comunicação
Plataformas de automação são motores de execução, não tomadores de decisão. A verdadeira vantagem vem da estrutura estratégica que você desenha antes de ativar os agentes. Como Gerente Geral ou Diretor, seu trabalho é definir a estratégia de comunicação, determinando quando enviar mensagens e como segmentar seu público. Essas decisões são fundamentais para alcançar a máxima relevância e impacto.
Definir a abordagem correta garante que a comunicação seja oportuna e relevante. Uma vez que esse plano esteja definido, plataformas de automação como o AskFlow Agents cuidam da execução que, de outra forma, seria manual.
Você está por dentro? AskFlow Agents, a plataforma de automação multiagente com IA da Asksuite, permite a criação de agentes de IA inteligentes que automatizam tarefas e a comunicação personalizada durante toda a jornada do viajante.
Conectado ao omnichannel da Asksuite, PMSs e outros sistemas de terceiros, o AskFlow Agents permite construir uma equipe de agentes de IA que trabalham em conjunto com sua equipe humana. Isso proporciona maior controle sobre as operações do hotel, possibilitando operar em escala e gerar mais conversão, controle e receita.
Uma vez definida a estratégia de comunicação de fim de ano mais adequada, os agentes de reservas podem, de fato, focar em atividades de alto impacto enquanto a tecnologia especializada em hotelaria cuida do trabalho de rotina.
3 formas práticas de usar a automação para aliviar a demanda (e gerar receita)
O caos da temporada de festas geralmente decorre de 3 gargalos específicos: oportunidades de follow-up perdidas, comunicação manual durante a jornada do viajante e momentos de upselling desperdiçados. A automação inteligente ataca diretamente cada gargalo, gerando um impacto mensurável na receita.
Vamos examinar como uma solução tecnológica certa pode ajudá-lo a organizar esses períodos de pico e dar um respiro à sua equipe das atividades manuais.
1. Recuperação ativa de reservas (o acompanhamento que a equipe não tem tempo de fazer)
Durante a alta temporada, sua equipe recebe inúmeros pedidos de cotação diariamente via WhatsApp, Instagram e chat do site. Um potencial hóspede pergunta sobre a disponibilidade para o Réveillon, recebe uma cotação e depois desaparece. O ideal seria que seu agente fizesse o acompanhamento (follow-up) 24 horas depois, mas ele está lidando com múltiplas conversas, e a oportunidade acaba passando despercebida.
Esse cenário se repete diariamente, levando à perda de milhares de reais em receita de reservas diretas. O viajante acaba reservando por uma OTA, e seu hotel paga uma comissão de 15 a 20% por uma reserva que poderia ter sido captada diretamente. A falta de acompanhamento resulta em oportunidades perdidas e custos desnecessários.
Um viajante solicita uma cotação, mas não conclui a reserva > O Chat Recovery Agent envia um acompanhamento automatizado via WhatsApp, verificando previamente no PMS se a reserva não foi concluída > A mensagem é personalizada, destaca a disponibilidade limitada e pode incluir um link de reserva direta para incentivar a conversão.
Este Agente em particular proporciona um ROI médio de 35x e 88% dos clientes da Asksuite já o utilizam!
2. A jornada do hóspede (pré-check-in, check-in e pós-estadia)
Enviar manualmente informações de pré-check-in, detalhes de eventos e instruções de check-out para milhares de hóspedes em uma janela de três dias pode consumir de 10 a 15 horas do tempo da equipe durante a temporada mais movimentada.
Cada mensagem precisa ser personalizada com nomes, detalhes da reserva e outras informações relevantes. Isso cria uma carga de trabalho significativa que sobrecarrega os recursos durante os períodos de pico.
Como resultado, as mensagens podem ser enviadas com atraso, surgem inconsistências ou algumas comunicações são totalmente perdidas, causando frustração tanto para a equipe quanto para os hóspedes.
Plataformas de automação especializadas em hotelaria podem automatizar toda a linha do tempo da jornada do hóspede com base em gatilhos configurados segundo as necessidades únicas do seu hotel:
- 7 dias antes da chegada – O Agente de Pré-Check-in envia uma mensagem com instruções importantes:
“Olá, Sarah! Falta apenas uma semana para sua estadia no Hotel Paradise. Complete seu check-in aqui, evite filas e confira o menu do nosso restaurante para sua primeira noite.”
- No dia da chegada – O Agente de Check-in compartilha detalhes de eventos:
“Bem-vinda, Sarah! Seu quarto está pronto. Hoje à noite, você pode curtir música ao vivo às 20h no bar do lobby. Se precisar de recomendações para o jantar, nossa equipe do restaurante terá prazer em ajudar!”
- Após a partida – O Agente de Pesquisa de Satisfação solicita feedback:
“Sarah, obrigado por se hospedar conosco! Adoraríamos saber sobre sua experiência. Você poderia reservar 2 minutos para compartilhar seu feedback?”
O alívio para a equipe é significativo, já que essas mensagens não consomem mais o tempo deles.
Você sabia? O AskFlow Agents executou mais de 2 milhões de tarefas. Isso se traduz em centenas de horas economizadas, que podem ser redirecionadas para atividades geradoras de receita.
3. Ofertas de serviço estratégicas (o timing perfeito)
Seu hotel provavelmente oferece múltiplas oportunidades de upselling, como upgrades de quarto, pacotes de ceias de fim de ano, tratamentos de spa e muito mais, que geram receita significativa, especialmente durante a temporada de festas.
Por exemplo, um upgrade de suíte de R$150 para 50 viajantes equivale a R$7.500 em receita adicional com um custo extra mínimo. No entanto, executar isso em escala é um desafio.
Revisar manualmente milhares de reservas para identificar viajantes que possam querer contratar extras e elaborar ofertas personalizadas é praticamente impossível durante a alta temporada. Enviar essas ofertas logo após a chegada torna-se uma tarefa árdua, já que sua equipe de reservas já está ocupada com suas funções diárias.
É mais eficaz automatizar essa estratégia usando segmentação inteligente e mensagens baseadas em gatilhos. Uma vez que você define as regras, como enviar uma lista de extras que possam interessar aos hóspedes com base em seu perfil (por exemplo, tipo de quarto, número de hóspedes ou duração da estadia), o agente monitora continuamente seu banco de dados para enviar a mensagem certa para o cliente certo, no momento certo.
Como a estratégia de comunicação foi definida previamente por você com base nos dados históricos do hotel, as ofertas chegam aos viajantes no momento de maior probabilidade de conversão, sem aumentar a carga de trabalho da sua equipe durante a época mais movimentada do ano.
Pronto para transformar a comunicação de fim de ano no seu hotel?
A diferença entre os hotéis que prosperam na alta temporada e aqueles que apenas sobrevivem muitas vezes se resume ao poder estratégico da comunicação. Ferramentas hoteleiras que contam com multiagentes de IA podem ajudar seu hotel a passar pelos períodos de alta demanda sem passar sufoco!
Alguns clientes da Asksuite, como o Villa Huapi, já transformaram a comunicação com os viajantes usando o AskFlow Agents. Além dos ganhos financeiros, em apenas um mês, o hotel alcançou uma taxa de resposta superior a 19% e aumentou significativamente o engajamento e o contato ativo com os viajantes.
Confira o case de sucesso completo e entenda as estratégias usadas pelo Villa Huapi e outras cadeias de hotéis e resorts com o AskFlow Agents.
