1. Introducción

Asksuite Tecnologia Ltda. («Asksuite», «nosotros») ha desarrollado una plataforma omnicanal de asistencia automatizada («Plataforma») utilizada por empresas del sector turístico, como hoteles, posadas y resorts («Clientes»), a través de un chatbot con inteligencia artificial para responder a las principales dudas de los consumidores («Consumidores»).

La presente Política de Privacidad («Política») explica cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos los datos personales de visitantes, colaboradores de Clientes y Consumidores que interactúan con nuestra Plataforma.

2. ¿Cuál es el papel de Asksuite como agente de tratamiento de datos?

Asksuite actuará en calidad de Encargado del Tratamiento de Datos Personales con relación a sus clientes (Hotel o Resort) cuando adquieran la plataforma, considerando que la mayor parte de las finalidades de uso de los datos personales recopilados por el chatbot está bajo la responsabilidad de ellos, hipótesis en la que Asksuite realizará el tratamiento de datos personales en nombre de este responsable y siguiendo sus orientaciones. Es decir, en general, realizamos el tratamiento de datos en nombre de los Clientes y atendemos a las finalidades que ellos definen.

En situaciones específicas, como para fines de desarrollo de nuevos productos y estadísticas de uso, Asksuite actúa como responsable del tratamiento, cuando corresponderá a la organización las decisiones referentes al tratamiento de datos personales.

3. ¿Qué datos recopilamos?

La cantidad y el tipo de información recopilada por Asksuite varía de acuerdo con el uso de nuestra Plataforma por el Cliente o por el Consumidor. La mayor parte de las finalidades de uso de los datos personales recopilados por el chatbot está bajo la responsabilidad de nuestros Clientes, que se califican como «responsables del tratamiento» de datos personales. Es decir, en general, realizamos el tratamiento de datos en nombre de los Clientes y atendemos a las finalidades que ellos definen.

3.1 Visitante del sitio web

3.2 Colaboradores de los Clientes de Asksuite

Si usted es un Colaborador de un Cliente de Asksuite que utiliza nuestra Plataforma – por ejemplo, empleado de un hotel o resort – utilizaremos sus datos personales conforme se demuestra a continuación:

3.3 Consumidores de los Clientes de Asksuite

Si usted es Consumidor de un Cliente de Asksuite (por ejemplo, un huésped de hotel), sus datos personales pueden ser accedidos directamente en la Plataforma por el Cliente y por sus Colaboradores.

Sin embargo, es importante aclarar que Asksuite no controla la forma ni la finalidad del uso de gran parte de la información recopilada por los Clientes a través de nuestra Plataforma. Estos datos pertenecen a los Clientes de Asksuite, que los utilizan, divulgan y protegen de acuerdo con sus respectivas políticas de privacidad. En algunos casos, podemos utilizar los datos recopilados para finalidades propias de Asksuite, como en el desarrollo de nuevos productos y servicios, conforme se destaca en la tabla a continuación. En estos casos, asumimos el papel de responsable del tratamiento de datos.

De modo general, nuestra Plataforma es utilizada para las siguientes finalidades:

4. ¿Utilizamos Cookies?

¡Nosotros utilizamos cookies! Las cookies son archivos de texto enviados por el sitio web y almacenados en su dispositivo (computadora, celular, por ejemplo). Estos archivos contienen información relacionada con la navegación de la página.

Las cookies generalmente tienen una fecha de vencimiento. Algunas cookies se eliminan automáticamente cuando usted cierra el navegador (las llamadas cookies de sesión), mientras que otras pueden ser almacenadas en el dispositivo por más tiempo hasta ser eliminadas manualmente (las llamadas cookies persistentes).

Asksuite utiliza los siguientes tipos de cookies en su plataforma y sitio web:

• Cookies persistentes o permanentes: Son cookies que permanecen en su dispositivo durante un período determinado o hasta que usted las elimine.
• Cookies esenciales o necesarias: Son cookies esenciales que posibilitan la navegación en nuestras aplicaciones y el acceso a todos los recursos, con todas sus funcionalidades; sin estas, nuestros servicios pueden presentar mal desempeño o no funcionar.
• Cookies de funcionalidad: Son cookies que memorizan sus preferencias y elecciones (como su nombre de usuario e idioma preferido, por ejemplo) para el mejor funcionamiento del sitio.
• Cookies analíticas o de desempeño: Son cookies que optimizan la forma en que nuestras aplicaciones funcionan, a través de la experiencia del usuario, recopilando información anónima sobre las páginas accedidas.
• Cookies de publicidad y marketing: Son cookies que direccionan anuncios en función de sus intereses y limitan la cantidad de veces que el anuncio aparece.

La utilización de cookies se basa en el interés legítimo de Asksuite. Así, en caso de que pretenda rechazar la instalación de estas cookies en su dispositivo y/u optar por la remoción de las cookies, usted puede gestionar el uso de cookies de las siguientes formas:

Banner de cookies: usted puede optar por aceptar o no la utilización de cookies (gestione sus preferencias en nuestro banner de cookies), excepto las estrictamente necesarias para el funcionamiento del sitio.

Configuraciones en el navegador: usted puede ajustar las configuraciones de su navegador para deshabilitar las cookies o eliminarlas. Para eso, basta hacer clic en los enlaces inferiores, conforme el navegador que utiliza:

• Firefox
• Chrome
• Safari
• Internet Explorer o Edge

Al desactivar todas las cookies en su navegador, algunas funciones esenciales para el funcionamiento del sitio pueden quedar indisponibles.

Es importante aclarar que Asksuite no se responsabiliza por el uso de cookies por terceros. Esté consciente de que cookies instaladas por terceros pueden continuar monitoreando sus actividades en línea incluso después de que usted haya salido de nuestra Plataforma. Es recomendable que limpie sus datos de navegación regularmente.

5. ¿Con quién comparte Asksuite sus datos?

Asksuite podrá operar en conjunto con otras empresas en una amplia gama de actividades, incluyendo hospedaje, almacenamiento de datos, análisis de datos, entre otras. De esta forma, nos reservamos el derecho de compartir su información, incluyendo datos personales, conforme se indica a continuación. Siempre que sea posible, adoptaremos mecanismos para la anonimización y pseudonimización de estos datos y mantendremos cláusulas rígidas en nuestros contratos, buscando preservar al máximo su privacidad.

Así, podremos compartir sus datos personales en los siguientes casos:

• Nuestros Proveedores: Contratamos proveedores para operar nuestra Plataforma y ofrecer nuestros servicios, algunos de los cuales manejan los datos personales recopilados en nombre del Cliente. Por ejemplo, utilizamos servicios de hospedaje, almacenamiento de datos y contratamos servicios de análisis para analizar el uso de nuestra Plataforma. Nos esforzamos para proteger la privacidad de sus datos personales, pero, desafortunadamente, no podemos garantizar el tratamiento correcto de los datos personales por terceros, que los utilizan, divulgan y protegen de acuerdo con sus respectivas políticas de privacidad.
• Nuestros Clientes: Para el correcto desarrollo de la Plataforma y para cumplimiento de la ejecución del contacto con el Cliente, compartiremos la información recopilada por nuestro chatbot con el Cliente que está vinculado a usted.
• Integración con otras plataformas: Asksuite ofrece servicios de integración entre softwares por medio de APIs (Interfaz de Programación de Aplicaciones), conforme contratado por nuestro Cliente. Así, podemos integrar la información recopilada por nuestro chatbot con plataformas de terceros, como en el caso de servicios de CRM (gestión de relación con el cliente) o plataformas de ventas en línea (por ejemplo, reservas de habitaciones).
• Para salvaguardar y proteger los derechos de Asksuite: Asksuite se reserva el derecho de acceder, leer, preservar y proporcionar cualesquier datos e información sobre usted, incluyendo sus interacciones, si es necesario, para cumplir una obligación legal u orden judicial; para hacer cumplir o aplicar nuestros Contratos y otros acuerdos y/o contratos; o para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de Asksuite, así como de nuestros empleados y/u otros usuarios. Por ejemplo, podemos compartir cierta información con el Ministerio Público y/o la Policía Civil cuando sea solicitado por estos órganos, solo en la medida en que expresamente se solicite.

6. ¿Cuáles son los derechos de los titulares de los datos?

Usted siempre puede optar por no divulgarnos sus datos personales; sin embargo, estos datos pueden ser necesarios para el uso de algunos recursos disponibles en nuestra Plataforma. Independientemente de esto, usted siempre tendrá derechos en relación a la privacidad y a la protección de sus datos personales. En ese caso, recomendamos que usted, como Consumidor, entre en contacto directamente con el hotel, resort o posada que le está ofreciendo el servicio. Si usted es empleado de un hotel, resort o posada, también es recomendable que entre en contacto directamente con su empleador en caso de que desee ejercer sus derechos como titular.

Así, explicaciones y ejemplos de estos derechos se describen brevemente a continuación:

• Acceso a sus datos personales: Este derecho permite solicitar y recibir una copia de sus datos personales que los Clientes tienen sobre usted.
• Rectificación de sus datos personales: Este derecho permite que usted, en cualquier momento, solicite la corrección y/o rectificación de sus datos personales a los Clientes, en caso de que identifique que los mismos están incorrectos. Sin embargo, para que esa corrección entre en vigor, podrá ser necesario verificar la validez de los datos que usted nos proporcione.
• Eliminar o cancelar sus datos personales: Este derecho permite que usted solicite la eliminación de sus datos personales de los Clientes, a menos que haya cualquier otro motivo para su mantenimiento, como cualquier obligación legal de retención de datos o la necesidad de preservarlos para proteger derechos.
• Oponerse al procesamiento de datos personales: Este derecho permite que usted cuestione dónde y en qué contexto el Cliente trata sus datos personales para diferentes finalidades. En determinadas situaciones, el Cliente puede demostrar que posee motivos legítimos para tratar sus datos, que prevalecen sobre sus derechos, si, por ejemplo, son estrictamente esenciales para la funcionalidad de la Plataforma.
• Portabilidad: Este derecho permite que usted solicite al Cliente que sus datos personales sean entregados a usted o a terceros de su elección, en un formato estructurado e interoperable.
• Retirar el consentimiento en cualquier momento: Este derecho permite que usted retire su consentimiento; sin embargo, eso no afectará la legalidad de cualquier procesamiento realizado antes de la retirada de su consentimiento. Si usted retira su consentimiento, determinados servicios podrán ser interrumpidos. Si es el caso, le notificaremos.
• Revisar decisiones automatizadas: Este derecho permite que usted le pida al Cliente revisar decisiones tomadas exclusivamente con base en el procesamiento automatizado de sus datos personales que afecten sus intereses.

En caso de que usted sea un visitante del sitio web, podremos necesitar solicitarle información específica para ayudarnos a confirmar su identidad y garantizar su derecho de acceder a sus datos personales (o de ejercer sus otros derechos). Esta es una medida de seguridad para garantizar que datos personales no sean divulgados a nadie que no tenga el derecho de recibirlos.

En caso de que usted sea consumidor (huésped, por ejemplo) o colaborador de alguno de nuestros clientes (hoteles y resorts) y tenga dudas sobre estas cuestiones o quiera saber cómo ejercer estos derechos, recomendamos que entre en contacto con el Cliente con el cual usted estará vinculado.

Cualquier duda, entre en contacto con nosotros vía correo electrónico a través de la siguiente dirección: dpo@asksuite.com

7. ¿Por cuánto tiempo los datos serán almacenados?

Mantendremos sus datos personales solo por el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales los recopilamos, incluyendo el cumplimiento de cualesquier obligaciones legales, contractuales, de rendición de cuentas o solicitudes de autoridades competentes.

Para determinar el período de retención adecuado para datos personales, consideramos la cantidad, la naturaleza y la sensibilidad de los datos personales, el riesgo potencial de daños derivados del uso o divulgación no autorizados de sus datos personales, la finalidad del tratamiento de sus datos y la posibilidad de alcanzar esos objetivos por otros medios, así como los requisitos legales aplicables. En general, los datos son tratados durante la vigencia del contrato con nuestros Clientes.

Después de la conclusión de todas las finalidades que justificaron el tratamiento de sus datos en nuestra Plataforma, estos serán eliminados, observando los medios técnicos disponibles y considerando la Tabla de Temporalidad. Adicionalmente, podremos continuar procesando datos personales si tenemos una base legal adecuada, especialmente para proteger legalmente a Asksuite.

8. ¿Cómo funciona la Seguridad de la Información en Asksuite?

Asksuite adopta medidas técnicas y administrativas para proteger sus datos personales contra pérdida, uso no autorizado u otros abusos. Los datos son almacenados en un ambiente operacional seguro, no accesible al público.

Para garantizar la seguridad de sus datos personales en nuestros servicios, adoptamos las mejores prácticas de seguridad de la información disponibles, incluyendo:

• Protocolo HTTPS: Utilizamos el protocolo HTTPS para transferir datos personales por internet, garantizando la confidencialidad y la integridad de la información durante la transmisión.
• Métodos estándar y de mercado para la seguridad: Adoptamos métodos reconocidos y ampliamente utilizados en el mercado para la seguridad de los datos recopilados, como gestión y control de acceso a la base de datos y criptografía de contraseñas.
• Protección contra acceso no autorizado: Implementamos medidas técnicas y organizacionales para prevenir accesos no autorizados a nuestros sistemas.
• Procedimientos preventivos contra incidentes: Adoptamos procedimientos preventivos y correctivos orientados a la mitigación de incidentes de seguridad de la información.
• Análisis y pruebas continuas de seguridad: Realizamos análisis y pruebas continuas de seguridad de la información en nuestros sistemas, realizados por equipos internos y externos.
• Capacitación y concientización: Promovemos capacitaciones periódicas en protección de datos personales y supervisamos la adopción de las prácticas recomendadas.
• Controles basados en normas internacionales: Implementamos controles de seguridad alineados con las Normas NBR/ISO 27001:2022, 27002:2013 y 27701:2019.

Nos esforzamos para proteger la privacidad de su cuenta y de otros datos personales que mantenemos en nuestros registros, pero, desafortunadamente, no podemos garantizar seguridad total. Acceso o uso no autorizado de la cuenta, fallas de hardware o software y otros factores pueden comprometer la seguridad de sus datos personales en cualquier momento.

Por lo tanto, ayúdenos a mantener un ambiente seguro para todos. Además de adoptar buenas prácticas de seguridad en relación a su cuenta y a sus datos, si usted identifica o toma conocimiento de algo que comprometa la seguridad de sus datos, entre en contacto con nosotros.

9. Transferencias Internacionales

Es posible que algunos de nuestros sistemas estén hospedados en servidores ubicados en otros países, caracterizando transferencia internacional de datos personales.

En estos casos, o en eventuales situaciones en que pueda haber transferencia internacional, reforzamos nuestro total compromiso en asegurar que solo realizaremos transferencia internacional en los moldes del art. 33, IX, de la LGPD de Brasil y del Reglamento nº 19 de la ANPD.

Además, establecemos el compromiso de evaluar a nuestros socios internacionales y contratar empresas adherentes a las demás normas de protección de datos, como el GDPR europeo, CCPA y CDPA estadounidenses.

10. ¿Quién es nuestro Encargado de datos personales (DPO) y cómo entrar en contacto?

En caso de que usted tenga alguna otra duda sobre cómo usamos sus datos, comentarios o sugerencias relacionadas con esta Política, o si usted cree que sus datos personales fueron usados de manera incompatible con esta Política de Privacidad o con sus elecciones como titular de datos personales, usted puede entrar en contacto con nuestro encargado de datos personales (DPO):

• DPO: Data Guide (CNPJ bajo el n.º 39.317.591/0001-60)
• Representante legal: Taynara Rodrigues Bernardo
• Correo electrónico de contacto: dpo@asksuite.com

11. Actualización y revisión

Asksuite podrá actualizar/revisar esta Política periódicamente para reflejar mejoras en los servicios o cambios legales. La versión actualizada será siempre publicada en nuestro sitio web y, para su conveniencia, indicamos la fecha de la última actualización al final del documento.

© Asksuite Tecnologia Ltda. — Política de Privacidad (P-PP-001)