¿Qué es PMS en la hotelería? Property Management System o Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) es el software operacional más utilizado por hospedajes de cualquier porte y estructura. Específicamente, una plataforma de gestión en la nube, que centraliza y automatiza la operación del hotel.
Através del PMS, puedes comprobar el inventario, hacer reservas, controlar el check-in y check-out de los huéspedes, así como otras características esenciales para el funcionamiento del hotel.
En este sistema hotelero, también se pueden controlar las operaciones financieras del hotel, como la definición de la tarifa para la temporada baja y alta y las consultas de las cuentas por pagar y por cobrar.
Además, dependiendo del sistema contratado, puedes acceder al balance general de ingresos y gastos del hotel, disponible en gráficos o informes de Excel.
Este es un resumen básico de lo que es el PMS en la hotelería. Hilary Murphy, profesora de la Escuela de Hotelería de Lausanne, en Suiza, explica en un artículo para EHL que, en el pasado, este software de gestión de propiedades fue la mayor, si no la única, inversión en tecnología hotelera.
En esa época, la profesora cuenta que el mercado estaba dominado por MICROS, comprado en 2014 por Oracle, ahora conocido como OPERA Cloud, utilizado en grandes cadenas hoteleras internacionales como el Four Seasons, Hyatt, Radisson, InterContinental y Marriott International.
Hoy en día hay varios proveedores de software en el mercado que les permiten a los hoteles independientes, posadas y cadenas más pequeñas competir al mismo nivel de gestión que los grandes emprendimientos hoteleros.
Integración con los sistemas del hotel
Los sistemas de PMS en la hotelería son el centro de operaciones del hotel. Cualquier otro sistema hotelero de apoyo que tu empresa tenga, puede ser integrado al pms directa o indirectamente desde un software de terceros.
Con el avance de las tecnologías disponibles en la industria hotelera, es posible que esta integración se realice con cerraduras electrónicas y sistemas de gestión de energía. Mira algunos ejemplos de posibles integraciones con el PMS hotelero:
- Motor de reservas y gestión de canales (CM): Al poder controlar tus tarifas en cualquier canal de distribución y en tiempo real se evitan casos de sobreventa y fallas de comunicación entre los vendedores y la recepción.
La integración del motor de reservas + channel manager + pms hace que todo el proceso de reservas online esté perfectamente estructurado, sin cabos sueltos. Esto significa que cuando el huésped hace una reserva en la OTA, el pms del hotel se actualizará automáticamente.
El sistema de gestión de propiedades también se mantendrá con buen suministro de otros datos de la reserva, como la información del cliente, los datos de las tarjetas de crédito y otros detalles específicos de la reserva.
Saber por dónde y cómo te conoce tu huésped permite poner en marcha acciones específicas para recuperarlo como cliente directo.
Échale un vistazo a nuestro webinar gratuito «Asksuite + Mirai = Integración para más reservas directas», donde Rodrigo Teixeira, CEO de Asksuite, Pablo Delgado, CEO de Mirai y Felipe Villela, Key Account en Asksuite, muestran los beneficios que esta integración oficial proporciona y además, los cambios en el comportamiento de reserva de los viajeros ahora mucho más omnicanal.
- Revenue management system (RMS): Un análisis histórico de las reservas es muy importante para comprender la previsión de la demanda y los segmentos a los que sirve tu hotel.
Este tipo de información se utiliza ampliamente en el Revenue Management (RM) cuando se trabaja con tarifas dinámicas, diferentes para cada segmento / público.
Puedes exportar estos datos y manejarlos manualmente a través de la plataforma de PMS, recordando siempre que debes estar al tanto de las normas sobre el manejo de datos online de tu país.
Dependiendo de la calidad de los datos extraídos, la mejor manera de hacer este análisis es automatizando este proceso, integrando el PMS con tu Sistema de Gestión de Ingresos (RMS).
Un paso más allá de las integraciones tradicionales
Cerraduras electrónicas: El sistema de gestión de la propiedad del hotel puede integrarse incluso con modelos de cerraduras electrónicas, ya sean autónomas (stand alone), que funcionan con baterías, o con cerraduras online e inalámbricas.
Estas cerraduras se comunican con el software, lo que permite abrir o trabar la puerta según el estatus de ocupación de la habitación. Además, tienes un mayor control sobre todas las entradas y salidas de la habitación.
Gestión de la energía: Si la habitación no tiene instalado un sensor de ocupación, la segunda forma de gestionar el gasto de energía es mediante la integración con un termostato digital y el pms del hotel.
Esta integración permite que el dispositivo conozca automáticamente el status de ocupación de la habitación, actualizado por la plataforma de gestión de propiedades.
➕ Lea mas sobre géstion de la energía en Tendencias y practicas de sostenibilidad hotelera
Pms para hoteles manual y en la nube
Hilary Murphy explica que antiguamente, el pms no estaba en la nube, sino que era local. Eso significa que el hotelero compraba el programa y lo instalaba él mismo en el ordenador. El problema era que la máquina tenía que poseer ciertos requisitos de sistema para ejecutar el programa, como el nivel de procesamiento y espacio en el disco, además del mantenimiento.
Además, siempre que el programa pedía alguna actualización, un patch, necesitaba una instalación manual, por el equipo o el proveedor. En este último caso, era necesario programar una visita.
Con un pms para hoteles en la nube, la actualización se hace automáticamente por el proveedor. Además, ya no se corre el riesgo de un problema técnico al borrar todos los datos del sistema porque un pms en la nube hace automáticamente una copia de seguridad de la reserva y la información del cliente.
Esto te ahorra tiempo y gastos de TI en la hotelería. Con una infraestructura simplificada, se puede acceder a muchos sistemas de pms incluso desde dispositivos móviles, como una tablet o un teléfono inteligente. En otras palabras, no hay necesidad de que tus empleados estén «limitados» a estar únicamente en la recepción.
Además, cuando se desocupa una habitación, se envía automáticamente una notificación al teléfono celular de la persona encargada, que notificará al empleado responsable de la limpieza de la unidad. Práctico y simple, ¿no?
Beneficios de las pms en el negocio de la hotelería
Al centralizar la gestión de front-office del hotel en un sistema en la nube al que se puede acceder mediante cualquier dispositivo electrónico, ganas en productividad, agilidad y eficiencia.
Los proveedores de este software hablan mucho de la experiencia del huésped, y de cómo el sistema impacta la percepción y la vivencia del huésped con tu marca.
Esto, porque cuanto más organizada y eficiente es la gestión del hotel, los procedimientos funcionan mejor en el front-office. Un equipo más productivo hace más por el cliente y comete menos errores. Además de la satisfacción del huésped, el bienestar del equipo interno aumenta.
Como hemos mencionado aquí en el blog, «la cordialidad es el resultado de un equipo satisfecho», y ser cordial es la esencia de la hospitalidad.
En resumen, algunos de los beneficios de optimizar la gestión de los hoteles con un sistema PMS son:
- Evitar errores administrativos
- Profesionalizar la gestión de los hoteles
- Integrar todos los departamentos del hotel (Gerencia + recepción + F&B)
- Mejorar la experiencia del huésped
- Búsqueda fácil y rápida de datos de los viajeros
- Agilidad en el registro de entrada y salida del huésped
- Reducción de los costos en TI
- Control de la facturación del hotel
- Supervisión de los gastos e ingresos
- Actualizaciones automáticas del sistema en la nube
PMS para hoteles
Hay varios proveedores de pms en el negocio hotelero. Sin embargo, es importante que busques y compares muchos de los sistemas disponibles en el mercado, para que el pms elegido sea el más cercano a las necesidades particulares de tu propiedad.
Si tu hotel tiene varios tipos de habitaciones, como unidades económicas, corporativas y de lujo, puede ser interesante que el pms te diera informes para cada tipo de habitación. Si el alojamiento es una posada o un hostal, con pocas habitaciones iguales, esto no sería una demanda.
Siempre es bueno investigar mucho antes de contratar un nuevo software y conversar con otros colegas de la industria que ya utilizan estos sistemas. Invertir en tecnología es esencial para que los hoteles mantengan la salud financiera de la empresa, con responsabilidad.
¿Qué te pareció el artículo? ¿Ya conocías todas estas posibilidades de integración con el pms? ¡Deja tu comentario y compártelo con tus colegas en las redes sociales!
*Este artículo fue traducido del original en portugués, escrito por Paula Miranda
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