Ao automatizar a recuperação de chamadas não atendidas, o grupo estruturou um fluxo contínuo de atendimento 24/7 e converteu oportunidades perdidas em vendas diretas
Destaques do case de sucesso:
- Nicho: Pousadas de alto padrão
- Porte do hotel: Grupo com múltiplas unidades (Morro de São Paulo/BA)
- Desafio: Perda de contatos qualificados feitos fora do horário de atendimento, que não recebiam retorno imediato
- Solução: Agente de recuperação automática de ligações perdidas (AskFlow Agents)
- Resultado: ROI de 45x e aumento de vendas diretas
O cliente
O Grupo Bahia Pousadas atua desde 2014 com pousadas localizadas na paradisíaca Ilha de Morro de São Paulo, na Bahia. Cada uma das pousadas possui particularidades, características e estrutura únicas, oferecendo experiências inesquecíveis aos hóspedes.
Com uma operação que exige retornos rápidos, o grupo buscava manter a rentabilidade através de um atendimento contínuo, independentemente da disponibilidade imediata para o atendimento via telefone.
O desafio
Imagine um potencial hóspede tentando ligar para reservar uma estadia e não ser atendido na hora. No Grupo Bahia, essa era uma realidade frequente, especialmente fora do horário comercial.
Desafios críticos identificados:
- Perda de leads qualificados fora do horário comercial por falta de orientação após uma chamada não atendida
- Equipe de reservas investiam muito tempo verificando ligações da noite anterior e fazendo os retornos manualmente
- Falta de integração entre os canais de telefonia e WhatsApp
- Redução de margem de lucro das pousadas, já que, muitas vezes, o potencial hóspede já havia reservado na concorrência ou por meio de OTA.
A solução
Para resolver esse gargalo, o grupo implementou o Agente de Recuperação de Chamada Perdida do AskFlow Agents. O fluxo do agente foi desenhado em três etapas simples:
- Identificação em tempo real: O sistema detecta a chamada perdida no exato momento em que ela ocorre.
- Contato imediato via WhatsApp: Instantaneamente, o agente do AskFlow Agents envia uma mensagem personalizada e automatizada para o WhatsApp do viajante, garantindo que o canal de comunicação seja estabelecido sem depender de ação manual imediata.
- Continuidade do atendimento 24/7: Uma vez que o canal está aberto, o viajante pode interagir com a IA para resolver dúvidas ou seguir para o atendimento humano, permitindo que a equipe assuma o contato já qualificado no momento ideal. O conteúdo e o tom dessas mensagens são totalmente personalizados pelo hotel para manter o interesse aquecido e reduzir o tempo de resposta.
Os resultados para o Grupo Bahia Pousadas
Em apenas três meses, a mudança na forma de atender transformou os números do grupo:
- ROI impressionante: O investimento gerou um retorno de 45x.
- Conversão direta: Quase R$160.000,00 em reservas que antes seriam perdidas.
- Eficiência da equipe: Com mais de 600 mensagens automáticas enviadas e uma taxa de resposta de 67%, agentes de reservas pararam de fazer retornos “frios” e passaram a focar apenas em potenciais hóspedes já engajados via IA.
Como o AskFlow Agents otimiza sua operação de reservas?
O AskFlow Agents atua como uma camada de inteligência conectada aos seus canais de atendimento para garantir que nenhuma oportunidade seja esquecida por falta de braço operacional. Ele não substitui o atendimento humano, mas reduz o volume de tarefas repetitivas das equipes de reservas e retém a atenção e o engajamento do viajante.
O impacto direto na rotina do seu hotel:
- Continuidade no atendimento: Garante que o viajante receba orientação imediata no WhatsApp, mesmo que a ligação tenha ocorrido fora do horário comercial.
- Redução do retrabalho manual: Elimina a necessidade de a equipe gastar horas do dia tentando retornar ligações “frias” de chamadas perdidas anteriormente.
- Foco em vendas de alto valor: Ao automatizar o contato inicial e a triagem, os agentes de reserva podem dedicar tempo a atendimentos que já demonstraram intenção real de compra.
- Apoio à conversão direta: Ajuda a reduzir a dependência de intermediários (OTAs), oferecendo um canal direto e instantâneo de resposta ao potencial cliente.
- Escalabilidade operacional: Permite que o volume de contatos cresça sem sobrecarregar a equipe atual, mantendo o padrão de resposta em todos os canais.
Se sua central de reservas ainda perde oportunidades qualificadas fora do horário de atendimento, talvez o problema não seja falta de viajantes interessados, mas ausência de um sistema inteligente de recuperação.
Fale com um especialista da Asksuite e descubra como estruturar esse processo no seu hotel!
