1. Introdução

A Asksuite Tecnologia Ltda. (“Asksuite”, “nós”) desenvolveu uma plataforma omnicanal de atendimento automatizado (“Plataforma”) utilizada por empresas do setor de turismo, como hotéis, pousadas e resorts (“Clientes”), por meio de chatbot com inteligência artificial para responder às principais dúvidas dos consumidores (“Consumidores”).

A presente Política de Privacidade (“Política”) explica como coletamos, utilizamos, armazenamos e protegemos os dados pessoais de visitantes, colaboradores de Clientes e Consumidores que interagem com a nossa Plataforma.

2. Qual o papel da Asksuite enquanto agente de tratamento de dados?

A Asksuite atuará na qualidade de Operador de Dados Pessoais com relação aos seus clientes (Hotel ou Resort) quando da aquisição da plataforma, considerando que a maior parte das finalidades de uso dos dados pessoais coletados pelo chatbot está sob a responsabilidade deles, hipótese em que a Asksuite fará o tratamento de dados pessoais em nome deste controlador e seguindo suas orientações. Ou seja, em geral, realizamos o tratamento de dados em nome dos Clientes e atendemos às finalidades que eles definem.

Em situações específicas, como para fins de desenvolvimento de novos produtos e estatísticas de uso, a Asksuite atua como controladora, quando competirá à organização as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.

3. Quais dados coletamos?

A quantidade e o tipo de informações coletadas pela Asksuite varia de acordo com o uso da nossa Plataforma pelo Cliente ou pelo Consumidor. A maior parte das finalidades de uso dos dados pessoais coletados pelo chatbot está sob a responsabilidade de nossos Clientes, que se qualificam como “controladores” de dados pessoais. Ou seja, em geral, realizamos o tratamento de dados em nome dos Clientes e atendemos às finalidades que eles definem.

3.1 Visitante do site

3.2 Colaboradores dos Clientes da Asksuite

Se você é colaborador de um Cliente da Asksuite que utiliza a Plataforma (por exemplo, funcionário de um hotel ou resort), seus dados pessoais podem ser tratados conforme a base legal definida pelo controlador.

3.3 Consumidores dos Clientes da Asksuite

Se você é Consumidor de um Cliente da Asksuite (por exemplo, um hóspede de hotel), seus dados pessoais podem ser acessados diretamente na Plataforma pelo Cliente e por seus Colaboradores.

No entanto, é importante esclarecer que a Asksuite não controla a forma e a finalidade do uso de grande parte das informações coletadas pelos Clientes por meio de nossa Plataforma. Esses dados pertencem aos Clientes da Asksuite, que os utilizam, divulgam e protegem de acordo com suas respectivas políticas de privacidade. Em alguns casos, podemos utilizar os dados coletados para finalidades próprias da Asksuite, como no desenvolvimento de novos produtos e serviços, conforme destacado na tabela abaixo. Nesses casos, assumimos o papel de controlador de dados.

De modo geral, nossa Plataforma é utilizada para as seguintes finalidades:

4. Utilizamos cookies?

Nós utilizamos cookies! Cookies são arquivos de texto enviados pelo site e armazenados no seu dispositivo (computador, celular, por exemplo). Esses arquivos contêm informações relacionadas à navegação da página.

Os cookies geralmente têm uma data de validade. Alguns cookies são excluídos automaticamente quando você fecha o navegador (os chamados cookies de sessão), enquanto outros podem ser armazenados no dispositivo por mais tempo até serem excluídos manualmente (os chamados cookies persistentes).

A Asksuite usa os seguintes tipos de cookies em sua plataforma e site:

• Cookies persistentes/permanentes: permanecem no dispositivo por período determinado ou até exclusão.
• Cookies essenciais/necessários: viabilizam navegação e recursos; sem eles, serviços podem falhar.
• Cookies de funcionalidade: memorizam preferências (ex.: idioma, usuário) para melhor funcionamento.
• Cookies analíticos/de desempenho: otimizam experiência, coletando dados anônimos sobre páginas.
• Cookies de publicidade/marketing: direcionam anúncios por interesse e limitam frequência.

A utilização de cookies baseia-se no interesse legítimo da Asksuite. Assim, caso pretenda recusar a instalação destes cookies no seu dispositivo e/ou optar pela remoção dos cookies, você pode gerenciar o uso de cookies das seguintes formas:

Banner de cookies: você pode optar por aceitar ou não a utilização de cookies (gerencie suas preferências em nosso banner de cookies), exceto os estritamente necessários para o funcionamento do site.

Configurações no navegador: você pode ajustar as configurações do seu navegador para desabilitar os cookies ou deletá-los. Para isso, basta clicar nos links abaixo, conforme o navegador que você utiliza:

• Firefox
• Chrome
• Safari
• Internet Explorer ou Edge

É importante esclarecer que a Asksuite não se responsabiliza pelo uso de cookies por terceiros. Esteja ciente de que cookies instalados por terceiros podem continuar monitorando suas atividades online mesmo após você ter saído da nossa Plataforma. É recomendável que você limpe seus dados de navegação regularmente.

5. Com quem a Asksuite compartilha seus dados?

A Asksuite poderá operar em conjunto com outras empresas em uma ampla gama de atividades, incluindo hospedagem, armazenamento de dados, análise de dados, entre outras. Dessa forma, reservamo-nos o direito de compartilhar suas informações, incluindo dados pessoais, conforme indicado abaixo. Sempre que possível, adotaremos mecanismos para a anonimização e pseudonimização desses dados e manteremos cláusulas rígidas em nossos contratos, visando preservar ao máximo sua privacidade.

Assim, poderemos compartilhar seus dados pessoais nos seguintes casos:

• Nossos Fornecedores: Contratamos fornecedores para operar nossa Plataforma e oferecer nossos serviços, alguns dos quais lidam com os dados pessoais coletados em nome do Cliente. Por exemplo, utilizamos serviços de hospedagem, armazenamento de dados e serviços de análise para avaliar o uso da Plataforma. Nos esforçamos para proteger a privacidade dos seus dados pessoais, porém não podemos garantir o tratamento correto dos dados por terceiros, que os utilizam, divulgam e protegem de acordo com suas próprias políticas de privacidade.
• Nossos Clientes: Para o correto desenvolvimento da Plataforma e para o cumprimento da execução do contato com o Cliente, compartilhamos as informações coletadas pelo nosso chatbot com o Cliente ao qual você está vinculado.
• Integração com outras plataformas: A Asksuite oferece serviços de integração entre softwares por meio de APIs (Interface de Programação de Aplicativos), conforme contratado pelo nosso Cliente. Dessa forma, podemos integrar as informações coletadas pelo chatbot com plataformas de terceiros, como serviços de CRM (gestão de relacionamento com o cliente) ou plataformas de vendas online, como sistemas de reserva de quartos.
• Para salvaguardar e proteger os direitos da Asksuite: A Asksuite reserva-se o direito de acessar, ler, preservar e fornecer dados e informações sobre você, incluindo suas interações, quando necessário para cumprir obrigação legal ou ordem judicial; fazer cumprir ou aplicar contratos e outros acordos; ou proteger os direitos, a propriedade ou a segurança da Asksuite, de seus funcionários e/ou de outros usuários. Como exemplo, determinadas informações poderão ser compartilhadas com o Ministério Público e/ou a Polícia Civil, exclusivamente na medida em que expressamente solicitado por esses órgãos.

6. Quais são os direitos dos titulares dos dados?

Você sempre pode optar por não nos divulgar seus dados pessoais; no entanto, esses dados podem ser necessários para o uso de alguns recursos disponibilizados em nossa Plataforma. Independentemente disso, você sempre terá direitos em relação à privacidade e à proteção de seus dados pessoais. Nesse caso, recomendamos que você, como Consumidor, entre em contato diretamente com o hotel, resort ou pousada que está lhe oferecendo o serviço. Se você for funcionário de um hotel, resort ou pousada, também é recomendável que entre em contato diretamente com seu empregador caso deseje exercer seus direitos como titular.

Assim, explicações e exemplos desses direitos são brevemente descritos a seguir:

• Acesso aos seus dados pessoais: Este direito permite-lhe solicitar e receber uma cópia dos seus dados pessoais que os Clientes têm sobre você.
• Retificação dos seus dados pessoais: Este direito permite que você, a qualquer momento, solicite a correção e/ou retificação dos seus dados pessoais aos Clientes, caso identifique que os mesmos estão incorretos. No entanto, para que essa correção entre em vigor, poderá ser necessário verificar a validade dos dados que você nos fornecer.
• Excluir ou cancelar seus dados pessoais: Este direito permite que você solicite a exclusão dos seus dados pessoais dos Clientes, a menos que haja qualquer outro motivo para sua manutenção, como qualquer obrigação legal de retenção de dados ou a necessidade de preservá-los para proteger direitos.
• Se opor ao processamento de dados pessoais: Este direito permite que você conteste onde e em que contexto o Cliente trata seus dados pessoais para diferentes finalidades. Em determinadas situações, o Cliente pode demonstrar que possui motivos legítimos para tratar seus dados, que prevalecem sobre os seus direitos, se, por exemplo, forem estritamente essenciais para a funcionalidade da Plataforma.
• Portabilidade: Este direito permite que você solicite ao Cliente que seus dados pessoais sejam entregues a você ou a terceiros de sua escolha, em um formato estruturado e interoperável.
• Retirar o consentimento a qualquer momento: Este direito permite que você retire seu consentimento, porém, isso não afetará a legalidade de qualquer processamento realizado antes da retirada do seu consentimento. Se você retirar seu consentimento, determinados serviços poderão ser interrompidos. Se for o caso, notificaremos você.
• Revisar decisões automatizadas: Este direito permite que você peça ao Cliente para revisar decisões tomadas exclusivamente com base no processamento automatizado de seus dados pessoais que afetem seus interesses.

Caso você seja um visitante do site, poderemos precisar solicitar a você informações específicas para nos ajudar a confirmar sua identidade e garantir seu direito de acessar seus dados pessoais (ou de exercer seus outros direitos). Esta é uma medida de segurança para garantir que dados pessoais não sejam divulgados a ninguém que não tenha o direito de recebê-los.

Caso você seja consumidor (hóspede, por exemplo) ou colaborador de algum dos nossos clientes (hoteis e resorts) e tenha dúvidas sobre essas questões ou queira saber como exercer esses direitos, recomendamos que entre em contato com o Cliente com o qual você será vinculado.

Quaisquer dúvidas, entre em contato conosco via e-mail através do seguinte endereço: dpo@asksuite.com Ainda ficou com alguma dúvida sobre seus direitos? Acesse aqui.

7. Por quanto tempo os dados serão armazenados?

Manteremos seus dados pessoais apenas pelo tempo necessário para cumprir as finalidades para as quais os coletamos, incluindo o cumprimento de quaisquer obrigações legais, contratuais, de prestação de contas ou solicitações de autoridades competentes.

Para determinar o período de retenção adequado para dados pessoais, consideramos a quantidade, a natureza e a sensibilidade dos dados pessoais, o risco potencial de danos decorrentes do uso ou divulgação não autorizados dos seus dados pessoais, a finalidade do tratamento dos seus dados e a possibilidade de atingirmos esses objetivos por outros meios, bem como os requisitos legais aplicáveis. Em geral, os dados são tratados durante a vigência do contrato com os nossos Clientes.

Após a conclusão de todas as finalidades que justificaram o tratamento dos seus dados na nossa Plataforma, estes serão eliminados, observando os meios técnicos disponíveis e considerando a Tabela de Temporalidade. Adicionalmente, poderemos continuar a processar dados pessoais se tivermos uma base legal adequada, especialmente para proteger legalmente a Asksuite.

8. Como funciona a Segurança da Informação na Asksuite?

A Asksuite adota medidas técnicas e administrativas para proteger seus dados pessoais contra perda, uso não autorizado ou outros abusos. Os dados são armazenados em um ambiente operacional seguro, não acessível ao público.

Para garantir a segurança dos seus dados pessoais em nossos serviços, adotamos as melhores práticas de segurança da informação disponíveis, incluindo:

• Uso de protocolo HTTPS: Utilizamos o protocolo HTTPS para trafegar dados pessoais pela internet, garantindo a confidencialidade e a integridade das informações durante a transmissão.
• Métodos de segurança padrões de mercado: Adotamos métodos reconhecidos e amplamente utilizados no mercado para proteger os dados coletados, incluindo gerenciamento e controle de acesso ao banco de dados, bem como criptografia de senhas.
• Proteção contra acessos não autorizados: Implementamos medidas técnicas e organizacionais para prevenir acessos não autorizados aos nossos sistemas.
• Procedimentos preventivos contra incidentes: Adotamos procedimentos preventivos e corretivos voltados à mitigação de incidentes de segurança da informação.
• Análises e testes contínuos de segurança: Realizamos análises e testes contínuos de segurança da informação em nossos sistemas, conduzidos por equipes internas e externas.
• Treinamento e conscientização: Promovemos treinamentos periódicos em proteção de dados pessoais e supervisionamos a adoção das práticas recomendadas.
• Controles baseados em normas internacionais: Implementamos controles de segurança alinhados às normas NBR/ISO 27001:2022, 27002:2013 e 27701:2019.

Nós nos esforçamos para proteger a privacidade da sua conta e de outros dados pessoais que mantemos em nossos registros, mas, infelizmente, não podemos garantir segurança total. Acesso ou uso não autorizado da conta, falhas de hardware ou software e outros fatores podem comprometer a segurança dos seus dados pessoais a qualquer momento.

Portanto, ajude-nos a manter um ambiente seguro para todos. Além de adotar boas práticas de segurança em relação à sua conta e aos seus dados, se você identificar ou tomar conhecimento de algo que comprometa a segurança dos seus dados, entre em contato conosco.

9. Transferências Internacionais

É possível que alguns dos nossos sistemas estejam hospedados em servidores localizados em outros países, caracterizando transferência internacional de dados pessoais.

Nestes casos, ou em eventuais situações que possa haver transferência internacional, reforçamos nosso total comprometimento em assegurar que apenas realizaremos transferência internacional nos moldes do art. 33, IX, da LGPD e do Regulamento nº 19 da ANPD.

Ademais, firmamos o compromisso de avaliar nossos parceiros internacionais e contratar empresas aderentes às demais normas de proteção de dados, como a GDPR europeia, CCPA e CDPA americanas.

10. Quem é nosso Encarregado (DPO) e como entrar em contato?

Caso você tenha alguma outra dúvida sobre como usamos seus dados, comentários ou sugestões relacionadas a esta Política, ou se você acredita que seus dados pessoais foram usados de maneira incompatível com esta Política de Privacidade ou com suas escolhas como detentor de dados pessoais, você pode entrar em contato com nosso encarregado de dados pessoais (DPO):

• DPO: Data Guide (CNPJ nº 39.317.591/0001-60)
• Representante legal: Taynara Rodrigues Bernardo
• E-mail: dpo@asksuite.com

11. Atualização e revisão

A Asksuite poderá atualizar/revisar esta Política periodicamente para refletir melhorias nos serviços ou mudanças legais. A versão atualizada será sempre publicada em nosso site e para sua conveniência, indicamos a data da última atualização no final do documento.

© Asksuite Tecnologia Ltda. — Política de Privacidade (P-PP-001)