Descubra cómo la automatización inteligente ayuda a los gerentes de hotel a reducir la sobrecarga de trabajo de fin de año, agilizar la comunicación y aprovechar oportunidades de ingresos sin esfuerzo.
Alta demanda. Personal desbordado. Pérdida de ingresos. La temporada de fin de año debería ser el pico de facturación del hotel; sin embargo, a menudo sobrecarga a los equipos de reservas con tareas manuales que ralentizan todo, especialmente en la interacción con los viajeros: responder preguntas frecuentes, enviar cotizaciones y dar seguimiento a prospectos con alto potencial (hot leads).
Las respuestas tardías y la acumulación de tareas pueden costar a su hotel una parte significativa de las reservas directas potenciales, afectando también la primera impresión que los viajeros tienen de su marca. Es ahí donde la automatización inteligente deja de ser una tendencia para convertirse en una necesidad operativa.
Deje que la tecnología se encargue del trabajo repetitivo para que su equipo pueda centrarse en lo que realmente genera resultados: negociar acuerdos, promover experiencias premium (upselling) y brindar el tipo de servicio que convierte a los viajeros en clientes recurrentes.
¿Quiere saber cómo dominar la comunicación de su hotel en esta temporada de fin de año? ¡Lea el artículo completo!
El rol del gerente del hotel: diseñando la estrategia de comunicación
Las plataformas de automatización son motores de ejecución, no tomadores de decisiones. La verdadera ventaja proviene del marco estratégico que usted diseña antes de activar los agentes. Como Gerente General o Director, su trabajo es definir la estrategia de comunicación, determinando cuándo enviar mensajes y cómo segmentar a su audiencia. Estas decisiones son clave para lograr la máxima relevancia e impacto.
Definir el enfoque correcto asegura que la comunicación sea oportuna y relevante. Una vez establecido este esquema, las plataformas de automatización como AskFlow Agents se encargan de la ejecución que, de otro modo, sería manual.
¿Está al tanto? AskFlow Agents, la plataforma de automatización multiagente con IA de Asksuite, permite la creación de agentes de IA inteligentes que automatizan tareas y la comunicación personalizada a lo largo de toda la jornada del viajero.
Conectado a la omnicanalidad de Asksuite, a los PMS y a otros sistemas de terceros, AskFlow Agents le permite construir un equipo de agentes de IA que trabajan en conjunto con su personal. Esto proporciona un mayor control sobre las operaciones del hotel, haciendo posible operar a escala y generar más conversión, control e ingresos.
Una vez que establezca la estrategia de comunicación de fin de año más adecuada, los agentes de reservas podrán centrarse verdaderamente en actividades de alto impacto, mientras que la tecnología especializada en hospitalidad se encarga del trabajo rutinario.
3 formas prácticas de utilizar la automatización para aliviar la demanda (y generar ingresos)
El caos de la temporada de fiestas suele derivar de 3 cuellos de botella específicos: oportunidades de seguimiento perdidas, comunicación manual a lo largo de la jornada del viajero y momentos de upselling desaprovechados. La automatización inteligente aborda directamente cada uno de estos obstáculos, generando a la vez un impacto medible en los ingresos.
Veamos cómo el ecosistema tecnológico adecuado puede ayudarle a organizar estos periodos de alta demanda y dar un respiro a su personal de las actividades manuales.
1. Recuperación activa de reservas (el seguimiento para el cual el equipo no tiene tiempo)
Durante la temporada alta, su equipo recibe numerosas solicitudes de cotización a diario a través de WhatsApp, Instagram y el chat del sitio web. Un huésped potencial pregunta sobre la disponibilidad para Año Nuevo, recibe una cotización y luego desaparece. Lo ideal sería que su agente hiciera un seguimiento 24 horas después, pero al estar atendiendo múltiples conversaciones, la oportunidad se pierde.
Este escenario se repite a diario, provocando la pérdida de miles de dólares en ingresos por reservas directas. El viajero termina reservando a través de una OTA y su hotel paga una comisión del 15-20% por una reserva que podría haberse captado directamente. La falta de seguimiento resulta en oportunidades perdidas y costos innecesarios.
Un viajero solicita una cotización pero no completa la reserva:
- El Chat Recovery Agent envía un seguimiento automatizado por WhatsApp, verificando previamente en el PMS si la reserva no se ha completado;
- El mensaje es personalizado, destaca la disponibilidad limitada y puede incluir un enlace de reserva directa para incentivar la conversión.
¡Este Agente en particular proporciona un ROI promedio de 35x y el 88% de los clientes de Asksuite ya lo utilizan!
2. La jornada del huésped (pre-check-in, check-in y post-estancia)
Enviar manualmente información de pre-check-in, detalles de eventos e instrucciones de check-out a miles de huéspedes en un lapso de tres días puede consumir entre 10 y 15 horas del tiempo del personal durante la temporada de mayor actividad.
Cada mensaje debe personalizarse con nombres, detalles de la reserva y otra información relevante. Esto genera una carga de trabajo significativa que pone bajo presión los recursos durante los periodos de alta demanda.
Como resultado, los mensajes pueden enviarse tarde, surgen inconsistencias o algunas comunicaciones se omiten por completo, causando frustración tanto para el personal como para los huéspedes.
Las plataformas de automatización especializadas en hoteles pueden automatizar toda la línea de tiempo de la jornada del huésped basándose en activadores configurados según las necesidades únicas de su hotel:
- 7 días antes de la llegada – El Agente de Pre-Check-in envía un mensaje con instrucciones importantes:
«¡Hola Sarah! Falta solo una semana para tu estadía en el Hotel Paradise. Completa tu check-in aquí, evita filas y consulta el menú de nuestro restaurante para tu primera noche.»
- El día de la llegada – El Agente de Check-in comparte detalles del evento:
«¡Bienvenida, Sarah! Tu habitación está lista. Esta noche, puedes disfrutar de música en vivo a las 8 PM en el bar del lobby. Si necesitas recomendaciones para cenar, ¡nuestro personal del restaurante estará encantado de ayudar!»
- Después de la salida – El Agente de Encuesta de Satisfacción solicita comentarios:
«Sarah, ¡gracias por hospedarte con nosotros! Nos encantaría conocer tu experiencia. ¿Podrías tomarte 2 minutos para compartir tus comentarios?»
El alivio para el personal es significativo, ya que estos mensajes ya no consumen nada de su tiempo.
¿Sabía que…? AskFlow Agents ejecutó más de 2 millones de tareas. Esto se traduce en cientos de horas ahorradas, que pueden redirigirse hacia actividades que generen más ingresos.
3. Ofertas de servicio estratégicas (el momento perfecto)
Es probable que su hotel ofrezca múltiples oportunidades de upselling, como mejoras de habitación (upgrades), paquetes de cena de gala, tratamientos de spa y más; servicios que generan ingresos significativos, especialmente durante la temporada de fin de año.
Por ejemplo, un upgrade a suite de $150 para 50 viajeros equivale a $7,500 en ingresos adicionales con un costo extra mínimo. Sin embargo, ejecutar esto a escala es un desafío.
Revisar manualmente miles de reservas para identificar a los viajeros que podrían estar interesados en adquirir amenidades y elaborar ofertas personalizadas es prácticamente imposible durante la temporada alta. Enviar estas ofertas justo después de la llegada se vuelve una tarea abrumadora, ya que su equipo de reservas ya está saturado con sus obligaciones diarias.
Es más efectivo automatizar esta estrategia utilizando segmentación inteligente y mensajería basada en activadores (triggers). Una vez que usted define las reglas, como enviar una lista de extras que podrían interesar a los huéspedes según su perfil (ej. tipo de habitación, número de huéspedes o duración de la estadía), el agente monitorea continuamente su base de datos para enviar el mensaje correcto al cliente correcto en el momento adecuado.
Dado que la estrategia de comunicación fue definida previamente por usted basándose en los datos históricos del hotel, las ofertas llegan a los viajeros en el momento de mayor probabilidad de conversión, sin aumentar la carga de trabajo de su equipo durante la época más ajetreada del año.
¿Listo para transformar la comunicación de fin de año en su hotel?
La diferencia entre los hoteles que prosperan durante la temporada alta y los que simplemente sobreviven a menudo reside en la ventaja estratégica de su comunicación. ¡Las herramientas hoteleras que incorporan multiagentes de IA pueden ayudar a su hotel a superar los periodos de alta demanda sin verse desbordados!
Algunos clientes de Asksuite, como Villa Huapi, ya han transformado la comunicación con los viajeros utilizando AskFlow Agents. Más allá de las ganancias financieras, en solo un mes, el hotel logró una tasa de respuesta superior al 19% y aumentó significativamente la interacción y el contacto activo con los viajeros.
Conozca el caso de éxito completo y comprenda las estrategias utilizadas por Villa Huapi y otras cadenas hoteleras y resorts con AskFlow Agents.
