Las reservas por WhatsApp son una forma sencilla, automatizada y eficaz de generar aún más ingresos para tu hotel. La aplicación, que es la más popular del mundo, es una herramienta importante para el sector hostelero a medida que crece su uso entre los viajeros.
En 2024, WhatsApp se consolidó como la plataforma de mensajería más utilizada en España, con más de 33 millones de usuarios, lo que representa más del 65% de la población del país. Este auge en la adopción de WhatsApp ha transformado las expectativas de los viajeros, quienes buscan interacciones más directas y personalizadas con los hoteles, como hacer reservas por WhatsApp o solicitar información adicional. Eso refleja una preferencia por la inmediatez y la comodidad que ofrece esta plataforma.
Este cambio en las preferencias de comunicación presenta una oportunidad significativa para los hoteles. Integrar WhatsApp en el proceso de reservas no solo facilita la interacción directa con los huéspedes, sino que también permite ofrecer un servicio más personalizado y eficiente.
En este artículo, explicaremos las ventajas que este modelo de venta puede aportarle a tu hotel, cómo configurarlo correctamente y qué mensajes puedes enviar a los viajeros para mejorar su experiencia.
¿Qué son las reservas por WhatsApp en la hostelería?
Las reservas por WhatsApp son una forma de gestionar las reservas de hotel a través de la plataforma de mensajería instantánea más utilizada en el mundo.
A través de WhatsApp Business, los hoteles pueden interactuar con los clientes en tiempo real, gestionar reservas, hacer seguimiento a las solicitudes de los huéspedes, y hasta ofrecer servicios adicionales de manera directa, automatizada y personalizada.
5 ventajas de reservas por WhatsApp en tu hotel
Para que entiendas por qué es importante que tu hotel esté disponible en este canal de comunicación con los viajeros, te contamos las 5 principales ventajas de invertir en reservas por WhatsApp.
¡Compruébalas!
1. Aumento de reservas directas
Permitir que los viajeros realicen reservas directamente a través de WhatsApp ofrece a los hoteles una forma rápida y eficiente de captar reservas sin la necesidad de intermediarios.
Este modelo de reservas reduce la dependencia a las OTAs que suelen cobrar comisiones elevadas por cada reserva, lo que afecta directamente a la rentabilidad del establecimiento. Además, al ofrecer un canal de comunicación tan directo como WhatsApp, los huéspedes se sienten más cómodos y confiados al hacer la reserva.
La facilidad y rapidez del proceso incrementa las probabilidades de conversión, ya que los viajeros pueden recibir respuestas inmediatas a sus preguntas y asegurarse de que sus necesidades son atendidas al momento. Este aumento de reservas directas también contribuye a mejorar la relación entre el hotel y el cliente, creando una experiencia más personalizada y cercana.
2. Contacto directo con el viajero
Una de las principales ventajas de utilizar WhatsApp para gestionar reservas es la posibilidad de mantener una comunicación directa, rápida y fluida con los huéspedes. Esta inmediatez es crucial, ya que muchos viajeros buscan respuestas rápidas a sus inquietudes antes de hacer una reserva. WhatsApp permite a los hoteles establecer una línea de contacto constante y directa, lo que facilita la resolución de cualquier duda o solicitud de manera más eficiente que otros canales tradicionales.
Al tratarse de una plataforma que los huéspedes ya conocen y utilizan en su vida diaria, la barrera de comunicación se reduce significativamente. Esto no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también aumenta la confianza en el hotel, haciendo que los viajeros se sientan más cómodos y seguros al tomar decisiones sobre su estancia.
3. Posibilidad de upsell durante la estancia
WhatsApp es una herramienta excelente para implementar estrategias de upselling, es decir, ofrecer a los huéspedes productos o servicios adicionales que mejoren su experiencia.
Gracias a su capacidad para enviar mensajes instantáneos y personalizados, los hoteles pueden ofrecer mejoras de habitación, servicios adicionales como cenas, masajes o tours, o incluso paquetes especiales que pueden ser de interés durante su estancia.
Este tipo de ofertas no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también aumenta el ingreso por huésped. Lo mejor de todo es que este proceso no requiere interfaces complicadas ni llamadas telefónicas, lo que lo convierte en un canal eficiente tanto para el huésped como para el hotel. Además, los huéspedes pueden hacer compras o modificaciones en tiempo real, lo que facilita una experiencia de upselling muy fluida y menos intrusiva.
4. Fidelización del huésped
La fidelización de los huéspedes es clave para cualquier hotel, y WhatsApp juega un papel fundamental en este proceso. Después de que los huéspedes se han alojado, los hoteles pueden seguir en contacto con ellos mediante WhatsApp, manteniendo la relación a través de mensajes personalizados y exclusivos.
En lugar de limitarse a una simple comunicación transaccional, los hoteles pueden utilizar WhatsApp para enviar ofertas especiales para su próxima visita, recordatorios de fechas especiales como cumpleaños o aniversarios, o incluso enviar encuestas de satisfacción post-estancia para mejorar continuamente los servicios.
Esta atención al detalle no solo mejora la percepción del cliente sobre el hotel, sino que también crea una relación más estrecha, que aumenta las probabilidades de que los huéspedes elijan el mismo hotel en futuras estancias.
5. Envío de promociones exclusivas
Los hoteles pueden utilizar WhatsApp para informar a los huéspedes sobre ofertas especiales, descuentos o paquetes exclusivos que solo están disponibles a través de este canal. Al ser una plataforma muy utilizada y con alta tasa de apertura de mensajes, WhatsApp tiene un impacto significativo en la efectividad de las campañas promocionales.
Una de las grandes ventajas de WhatsApp es su capacidad para enviar promociones exclusivas directamente a los huéspedes, algo que no siempre es posible a través de otros canales como el correo electrónico.
Este tipo de promociones también incentiva la repetición de reservas, ya que los huéspedes sienten que están recibiendo algo exclusivo que no pueden obtener en otros lugares. Además, el hecho de que las promociones sean personalizadas y relevantes aumenta la probabilidad de que los huéspedes las compartan con otros viajeros, lo que puede resultar en una mayor visibilidad y recomendaciones para el hotel.
Este enfoque integral de WhatsApp para gestionar reservas y la relación con los huéspedes no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también tiene un impacto directo en el crecimiento y la rentabilidad del hotel, al permitir una comunicación más fluida, eficiente y personalizada.
¿Cómo configurar WhatsApp Business en tu hotel?
En tan solo unos pasos, puedes configurar WhatsApp Business para tu hotel y utilizar la herramienta para impulsar las reservas directas.
Hemos recopilado los pasos principales para que puedas empezar a utilizar la aplicación de mensajería más popular del mundo hoy mismo.
1. Crear la cuenta en WhatsApp Business
El primer paso es crear una cuenta en WhatsApp Business, una versión de la aplicación diseñada específicamente para empresas. Asegúrate de completar todos los datos relevantes de tu hotel, como nombre, dirección, horario de atención al cliente y detalles de contacto.
2. Configurar la API
La integración de la API de WhatsApp Business permite automatizar muchos procesos, como la confirmación de reservas o la gestión de solicitudes. Asegúrate de contar con una API oficial que permita una comunicación eficiente y fluida, como la que ofrece Asksuite para la automatización de mensajes.
3. Integrar con los sistemas que el hotel utiliza
Es importante que WhatsApp Business se integre con los sistemas de gestión del hotel, como el motor de reservas, la plataforma omnicanal y los agentes de reservas por IA. Esto facilita la sincronización de los datos y permite que todo el proceso de reserva sea más ágil y eficaz.
4. Personalizar el uso según las necesidades del hotel
Personaliza los flujos de mensajes y automatizaciones para adaptarlos a las necesidades de tu hotel. Puedes usar Agentes de Reservas con IA para interactuar con los huéspedes de forma instantánea, enviar mensajes automatizados personalizados y gestionar reservas y solicitudes de forma más eficiente.
¿Qué mensajes enviarles a los viajeros usando WhatsApp para reservas?
Enviar el mensaje adecuado, en el momento apropiado y al viajero apropiado marca la diferencia a la hora de convertir reservas directas y aumentar los ingresos de tu hotel.
Hemos reunido 5 tipos de mensajes de WhatsApp para que te comuniques estratégicamente con tus huéspedes potenciales.
¡Échales un vistazo!
1. Hacer follow-ups de carrito abandonado
Cuando un cliente muestra interés en realizar una reserva, interactuando con el Agente de Reservas con IA, pero no completa la transacción, es posible que necesite un pequeño empujón para finalizar el proceso.
Utilizar WhatsApp para enviar un recordatorio amable puede marcar la diferencia entre una reserva perdida y una conversión exitosa. A través de este canal, puedes personalizar el mensaje, destacando los beneficios de la oferta o incluso ofreciendo incentivos adicionales, como un descuento exclusivo por tiempo limitado.
Además, al ser una plataforma de mensajería instantánea, puedes resolver cualquier duda que el cliente pueda tener en tiempo real, eliminando posibles barreras que lo llevaron a abandonar el carrito en primer lugar. Este enfoque no solo incrementa las tasas de conversión, sino que también deja una impresión positiva en el viajero, mostrándole que el hotel valora su interés.
2. Confirmación de la reserva
Enviar un mensaje de confirmación tras realizar una reserva no es solo una formalidad, sino un paso crucial para reforzar la confianza del cliente. A través de WhatsApp, puedes proporcionar todos los detalles clave de la reserva, como fechas, tipo de habitación y servicios incluidos, asegurándote de que el huésped tenga toda la información necesaria a mano.
También puedes incluir enlaces útiles, como mapas para llegar al hotel o consejos para disfrutar de la estancia. Este tipo de comunicación no solo brinda tranquilidad al viajero, sino que también establece un estándar de profesionalidad y cuidado al cliente que será recordado positivamente.
3. Invitación para check-in/check-out en línea
La posibilidad de realizar el check-in y check-out en línea a través de WhatsApp transforma la experiencia del huésped, eliminando tiempos de espera y simplificando los procesos. Mediante un mensaje claro y amigable, puedes invitar al huésped a completar el registro desde cualquier lugar, proporcionando enlaces o instrucciones personalizadas.
Este proceso no solo es cómodo para el cliente, sino que también optimiza las operaciones del hotel, permitiéndole al personal de recepción concentrarse en ofrecer un servicio más personalizado. Para el check-out, puedes automatizar mensajes que incluyan el desglose de gastos y opciones para cerrar la cuenta de manera sencilla, dejando una impresión positiva incluso al final de la estancia.
4. Oferta de servicios adicionales
El upselling a través de WhatsApp es una estrategia efectiva para maximizar los ingresos durante la estancia del huésped. Puedes enviar mensajes personalizados ofreciendo aumento de categoría de habitación, acceso a áreas exclusivas, actividades dentro del hotel como cenas temáticas o tratamientos de spa, o incluso recomendaciones locales como tours o entradas a eventos.
La clave está en mantener un tono amigable y no invasivo, presentando estas opciones como oportunidades para enriquecer la experiencia del cliente. Al utilizar WhatsApp, los huéspedes pueden responder directamente para obtener más información o confirmar su interés, lo que agiliza el proceso y fomenta la interacción.
5. Campañas promocionales exclusivas para huéspedes habituales
Los huéspedes recurrentes representan una oportunidad valiosa para fomentar la lealtad hacia el hotel. A través de WhatsApp, puedes diseñar campañas promocionales exclusivas dirigidas a este segmento, como descuentos en futuras estancias, paquetes especiales o beneficios únicos por ser clientes frecuentes.
Este tipo de comunicación directa y personalizada refuerza el vínculo emocional con el huésped, haciéndole sentir valorado. Al segmentar las campañas según el historial de preferencias del cliente, puedes enviar mensajes altamente relevantes, lo que aumenta significativamente las probabilidades de conversión y mejora la percepción del hotel como un establecimiento atento y comprometido con sus clientes.
Estos desarrollos aportan profundidad y contexto, mostrando cómo cada estrategia puede integrarse eficazmente en las operaciones hoteleras para mejorar la experiencia del cliente y aumentar los ingresos.
Al implementar las reservas por WhatsApp en tu hotel, no solo mejorarás la experiencia del cliente, sino que también optimizarás el rendimiento de tu negocio. Con una comunicación rápida, personalizada y directa, tu hotel podrá destacarse en un mercado cada vez más competitivo.
Asksuite, líder en Agentes de Reservas con IA y comunicación omnicanal para hoteles, impulsa tu negocio facilitando la comunicación directa con los viajeros. Habla con uno de nuestros especialistas y descubre cómo la tecnología de Asksuite puede apoyar el crecimiento de tu hotel.
Este texto fue escrito en septiembre de 2020 por Paula Carreirão y actualizado por el equipo de Asksuite en diciembre de 2024.
