PMS para hotéis: o software que não pode faltar na gestão hoteleira

por Paula Miranda
nov 14, 2019 | Gestão hoteleira | Reading Time: 6 minutes

O que é PMS na hotelaria? Property Management System ou sistema de gerenciamento de propriedades (PMS) é o software operacional mais usado por meios de hospedagem de qualquer porte e estrutura. Nada mais é do que uma plataforma de gerenciamento na nuvem que centraliza e automatiza a operação hoteleira.

Através do PMS, você pode checar o inventário, efetuar reservas, controlar o check-in e check-out dos hóspedes, além de outras funcionalidades primordiais para o funcionamento da hospedagem.

Nesse sistema hoteleiro, também é possível controlar as operações financeiras do hotel, como definição do tarifário para baixa e alta temporada e consultas de contas a pagar e receber.

Ainda, dependendo do sistema contratado, você pode acessar o balanço geral de receitas e despesas do hotel, disponíveis em gráficos ou relatórios em excel.

Esse é um resumo básico do que é PMS na hotelaria. Hilary Murphy, professora na faculdade de hotelaria de Lausanne, na Suíça, explica em artigo para a EHL que, no passado, esses softwares de gerenciamento de propriedade eram os maiores, senão únicos, investimentos em tecnologias dos hotéis.

Dashboard da antiga versão do sistema Opera do MICROS / Fonte: Skift

Nessa época, a professora conta que o mercado era dominado pelo MICROS, comprado em 2014 pela Oracle, agora conhecido como OPERA Cloud, usado em grandes redes hoteleiras internacionais como o Four Seasons, Hyatt, Radisson, InterContinental e Marriott International.

No entanto, hoje existem vários fornecedores do software no mercado, inclusive marcas brasileiras, que permitem hotéis independentes, pousadas e redes menores a disputarem em mesmo nível de gestão que os grandes empreendimentos hoteleiros.

Integrações com sistemas hoteleiros

Os sistemas PMS na hotelaria são o centro de operações do hotel. Quaisquer outros sistemas hoteleiros de apoio que a sua empresa tiver, é possível que sejam integrados ao pms, direta ou indiretamente, a partir de um terceiro software.

Com o avanço das tecnologias disponíveis ao setor hoteleiro, é possível que essa integração seja feita com fechaduras eletrônicas e sistemas de gestão de energia. Veja alguns exemplos de possíveis integrações com o PMS hoteleiro:

• Motor de reservas e Channel Manager (CM): Poder controlar suas tarifas em qualquer canal de distribuição e em tempo real evita casos de overbooking e falhas de comunicação entre os vendedores e a recepção.

As integrações do motor de reservas + channel manager + pms faz com que todo o processo de reservas online seja impecável, sem costuras soltas. Isso significa que o hóspede que fechar uma reserva na OTA será automaticamente atualizado no pms do hotel.

O sistema de gerenciamento de propriedade também será nutrido de outros dados da reserva, como informações do cliente, dados do cartão de crédito e outros detalhes específicos da reserva.

Saber por onde e como seu hóspede te conhece faz com que seja possível pôr em prática ações específicas para recuperá-lo como um cliente direto.

• Revenue management system (RMS): Uma análise histórica das reservas é muito importante para entender a previsão de procura e os segmentos que o seu hotel atende.

Esse tipo de informação é muito usada no Revenue Management (RM) quando se trabalha com tarifas dinâmicas, diferentes para cada segmento / público.

Você pode exportar esses dados e tratá-los manualmente pela plataforma de PMS, lembrando sempre de estar atento às normas da LGPD.

Dependendo da qualidade dos dados extraídos, a melhor forma de fazer essa análise é automatizando esse processo, integrando o PMS com o seu sistema de gerenciamento de receita (RMS).

Um passo além das integrações tradicionais

Fechaduras eletrônicas: O sistema de gerenciamento de propriedade do hotel pode ser integrado até mesmo a modelos de fechaduras eletrônicas, sejam as autônomas (stand alone), que funcionam por bateria, ou as fechaduras online e sem-fio.

Essas fechaduras se comunicam com o software fazendo com que seja possível liberar ou travar a porta de acordo com o status de ocupação do quarto. Ainda, você tem maior controle de todas as entradas e saídas dos quartos.

Gestão de energia: Caso a habitação não tenha um sensor de ocupação instalado, a segunda forma de gerir o gasto de energia é através da integração com, por exemplo, um termostato digital e o pms do hotel.

Essa integração possibilita que o aparelho saiba automaticamente o status de ocupação do quarto, atualizado pela plataforma de gerenciamento de propriedade.

Pms manual e pms na nuvem

Hilary Murphy explica que, antigamente, o pms não era na nuvem, mas local. Isso significa que o hoteleiro comprava o programa e instalava ele mesmo no computador. O problema era que a máquina tinha que respeitar certos pré-requisitos do sistema para rodar o programa, como nível de processamento e espaço em disco, além da manutenção da mesma.

Ainda, toda vez que o programa precisava de alguma atualização, um patch, era preciso uma instalação manual, pela equipe ou pelo provedor. No último caso, era preciso agendar uma visita.

Com um pms para hotéis na nuvem, a atualização é feita automaticamente pelo provedor. Além disso, você não corre mais o risco de um problema técnico excluir todos os dados do sistema, porque um pms na nuvem faz backup automático das informações de reserva e dos clientes.

Isso economiza tempo e gastos com TI na hotelaria. Com uma infraestrutura simplificada, muitos sistemas pms podem ser acessados até mesmo pelos aparelhos móveis, como um tablet ou smartphone. Ou seja, não é necessário que os seus funcionários estejam “presos” à recepção.

Além disso, quando um quarto é desocupado, uma notificação é enviada automaticamente para o celular do/a chefe de governança, que notificará o funcionário responsável pela limpeza da unidade. Prático e simples, não?

Benefícios do pms na hotelaria

Ao centralizar a gestão do front-office do hotel em um sistema na nuvem, que pode ser acessado por qualquer aparelho eletrônico, você ganha produtividade, agilidade e eficiência.

Os fornecedores desse software falam bastante sobre a experiência do hóspede, e como o sistema impacta a percepção e vivência dele sobre sua marca.

Isso, pois quanto mais organizado e eficiente for a gestão hoteleira, os procedimentos funcionam melhor no front-office. Uma equipe mais produtiva faz mais pelo cliente e comete menos erros. Além da satisfação do hóspede, o bem-estar da equipe interna aumenta.

Como eu já disse aqui no blog, a “cordialidade é resultado de uma equipe satisfeita”, e ser cordial é a essência da hospitalidade.

Resumidamente, alguns dos benefícios em otimizar a gestão hoteleira com um sistema PMS são:

• evitar erros administrativos;
• profissionalizar a gestão do hotel;
• integrar todos os departamentos do hotel (governança + recepção + F&B);
• melhorar a experiência do hóspede;
• busca fácil e rápida de dados do viajante;
• agilidade no check-in e check-out do hóspede;
• redução de custos em TI;
• controle do faturamento do hotel;
• monitoramento de despesas e receitas;
• atualizações automáticas do sistema em nuvem;

PMS para hotéis

São vários os fornecedores de pms na hotelaria. Porém, é importante que você pesquise e compare bastante os sistemas disponíveis no mercado, para que o pms escolhido seja o mais próximos das necessidades particulares da sua propriedade.

Por exemplo, se o seu hotel tiver vários tipos de quarto, como unidades econômicas, corporativas e de luxo, seria interessante que o pms te desse relatórios por cada tipo de quarto.Se o meio de hospedagem for uma pousada ou hostel, com poucos quartos iguais, isso não seria uma demanda.

Enfim, sempre pesquise bastante antes de contratar um novo software e converse com outros colegas do setor que já usam esses sistemas. Investir em tecnologia é essencial para hotéis manter a saúde financeira do empreendimento, com responsabilidade.

O que achou do artigo? Já conhece todas essas possibilidades de integração com o pms? Deixe o seu comentário e compartilhe com seus colegas nas redes sociais!

Se você está procurando outro software para otimizar a gestão do hotel , mas já trabalha com um pms, já pensou em uma plataforma de atendimento para aumentar como reservas diretas e com a Central de Reservas?