Descubra como pode ser fácil gerenciar seu hotel adotando um PMS

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nov 11, 2020 | Gestão hoteleira | Reading Time: 8 minutes

* Este post foi escrito pelo especialista convidado Christian Caires

Coordenar equipes, saber a taxa de ocupação de quartos para oferecer as vagas corretamente aos seus hóspedes, manter a gestão financeira. Todas essas e outras tarefas diárias fazem parte do gerenciamento de um hotel. E realizá-las pode ser muito mais fácil com um PMS para hotéis.

Imagine atender o seu hóspede via WhatsApp, unindo a tecnologia de um chatbot a um sistema de pagamento e web check-in e check-out, na mesma plataforma. Bem, se isso ainda é um pouco distante ao seu negócio, saiba que já é realidade.

Ainda mais em um país em que mais de 70% dos consumidores interagem com as marcas via WhatsApp, faz todo o sentido oferecer aos seus clientes. E esse é só um aspecto do que um PMS para hotéis garante à gestão.

Neste post, você irá conhecer mais sobre o que é um PMS para hotéis, quais são seus principais diferenciais e como ele te ajuda a gerenciar melhor um hotel. Confira!

O que é um PMS para hotéis?

Property Management Systems, ou apenas PMS, como é mais conhecido no mundo da tecnologia hoteleira. O sistema de gestão de hotéis é uma plataforma digital que permite a gestores e funcionários monitorar e gerenciar todas as atividades de um hotel ou uma rede.

Ou seja, é a ferramenta para se fazer todo o controle já feito manualmente em cadernos, planilhas, arquivos em doc., PowerPoints interativos, de um jeito centralizado e, principalmente, automatizado.

O PMS para hotéis faz todo o controle financeiro, monitora a taxa de ocupação dos quartos e UHs e realiza mais uma série de atividades essenciais a qualquer gestor de hotel, de maneira mais fácil.

O que torna um PMS em cloud e modular, perfeito para gerenciar hotéis?

Um PMS para hotel não é igual no mundo inteiro. Existem diversas empresas que trabalham com a criação desse tipo de programa, logo, há modelos e modelos no mercado com características distintas.

Porém, há dois aspectos avançados que fazem de um PMS para hotéis realmente perfeito para qualquer gestor de seu próprio negócio. São elas: o programa em cloud e o sistema modular.

As vantagens da cloud

Um PMS em cloud, ou seja, na nuvem, é a garantia de muitas vantagens na gestão de hotéis. A primeira delas é que uma plataforma em nuvem não exige espaço físico robusto para ser instalado. Todo o programa se encontra armazenado em cloud.

Isso, por si só, traz uma vantagem muito grande em relação a armazenagem de equipamentos e evita qualquer imprevisto que possa acontecer com máquinas.

Além disso, é por causa do mesmo motivo que a segurança tanto estrutural quanto de dados, fica mais protegida. Sistemas em cloud contam com codificações e proteções mais seguras quando comparadas a sistemas de servidores locais.

Também, o acesso de gestores ao programa não fica restrito apenas ao local de trabalho físico. Na cloud, basta uma conexão online, que é possível acessar a plataforma, de qualquer lugar do mundo e gerenciar o hotel em tempo real.

Ainda como ponto-chave desse tipo de sistema em nuvem, eventuais manutenções podem ser feitas da mesma maneira: à distância. O que otimiza o tempo e faz com que nada afete os serviços aos hóspedes.

As vantagens do sistema modular

Um sistema modular, como o nome diz, permite “encaixes” de novas funcionalidades, fazendo com que ele acompanhe o progresso do hotel, na mesma proporção. E o mais importante, é que ele também pode ter módulos personalizados apenas para o seu hotel.

Diferente de um sistema do tipo “estático”, que não integra com novas funções ao longo do uso, o modular funciona de acordo com as necessidades do hotel. Desse modo, o custo-benefício deste se torna mais atraente, pois só se paga o que é usado.

Funções que não precisam necessariamente fazer parte da plataforma de gerenciamento são simplesmente excluídas. Se em um novo momento em que elas forem necessárias, basta integrá-las ao PMS.

Além disso, se você busca fazer a contratação de um PMS para hotéis, por partes, no padrão modular isso é possível. Assim, desde o treinamento a dominar o sistema sem maiores dúvidas, fica mais simples. O que evita cometer erros com uma plataforma cheia de funções, com muitas delas excedentes ao uso do seu negócio.

Quais são as vantagens de um PMS para hotel?

Boa parte de resultados excelentes de um hotel se deve a um sistema PMS. Com ele, o trabalho de gerentes, diretores e da equipe que irá partilhar do uso da mesma plataforma, fica muito simplificado e produtivo.

Otimização do tempo

Se as 24h de um dia são poucas para dar conta de uma gestão complexa como um hotel exige, um PMS para hotéis faz com que o tempo seja otimizado. Assim, a plataforma realiza múltiplas tarefas ao mesmo tempo.

Gerenciar quartos, fazer o controle financeiro e conferir despesas com fornecedores estão a apenas um clique, bastando mudar de função para conferir cada área. Assim, o que é manual e demorado se torna rápido e muito preciso.

Gestão financeira completa

Controlar tanto o caixa como as despesas internas de um hotel é complexo e exige uma equipe, e não apenas um gestor. Este ficaria sobrecarregado se fosse se dedicar muito a essa frente do negócio.

Com um PMS para hotéis, a gestão financeira fica completa, do modo como o negócio precisa trabalhar. Assim, enquanto toda a plataforma está cuidando sistematicamente das contas, você pode dar mais atenção a novos investimentos no negócio.

Controle à distância

Esse diferencial vale apenas para sistemas web. A plataforma em nuvem oferece a gestores mais eficiência e segurança, mesmo fora da unidade física.

Com uma conexão de internet, basta ter um tablet, smartphone, notebook ou outro dispositivo conectado consigo que você “traz o hotel a si”, gerenciando à distância.

trabalhando de casa

Simples de implantar

Um sistema PMS não exige diversos técnicos no local para instalarem vários equipamentos, treinarem a equipe e ainda levar vários dias para concluir a instalação.

O software é rápido, prático e seguro de implantar. Com acesso à internet, cada responsável pelo uso da plataforma recebe um login e senha, como no uso de um e-mail ou rede social, para ter acesso ao sistema de gerenciamento remoto.

Suporte remoto

Assim como o PMS para hotéis não requer técnicos e equipamentos físicos no local para que o sistema funcione, o suporte a eventuais dúvidas e problemas também se dá à distância.

Seja por telefone, apps de mensagem, e-mail ou através da plataforma, a comunicação fica mais eficiente e rápida, otimizando tempo, custos e evitando prejuízos. Consequentemente, a equipe pode ficar tranquila para resolver imprevistos com rapidez e seus hóspedes não serão afetados.

Web check-in e check-out

Para um hóspede, especialmente em um cenário de pandemia, evitar o contato físico e a permanência em grandes espaços com pessoas, é o ideal. Com o PMS para hotéis, essa vantagem para os clientes é garantida, com os web check-in e check-out.

Esse modelo de atendimento funciona de maneira similar ao contato via apps de mensagem, por chatbots. Em um aplicativo, seja no Messenger, no Whatsapp ou em outro que seja de grande uso do público, marcar a chegada ao local e a saída, ficam simples.

Nesse padrão rápido e online, os hóspedes terão a segurança de evitar filas no hotel e saber que está tudo certo com seus pagamentos da estadia. Para um gerenciamento, isso é fundamental para atrair e fidelizar ainda mais clientes.

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Controle total de UHs

Um PMS para hotéis permite que todo o gerenciamento das UHs seja feito com precisão e mais rapidez. Dessa maneira, fica ainda mais simples coordenar a equipe do hotel sobre os serviços necessários em cada UH.

Dentre os principais recursos que o PMS garante nesse aspecto, estão:

  • UHs disponíveis, ocupadas e reservadas;
  • checar qual é o período de ocupação de cada quarto ocupado;
  • detalhes da UH — suíte, solteiro etc;
  • quantas pessoas estão na UH ocupada;
  • o consumo da UH;
  • data de saída de hospedagem;
  • dados sobre os hóspedes.

Mapa de ocupação

Como o nome diz, o mapa de ocupação fornece todos os dados na plataforma sobre quartos ocupados, desocupados e reservados. Esse é um ponto muito importante para garantir que nenhum imprevisto aconteça com os hóspedes.

Um ponto importante para um hóspede é saber que, quando ele chegar ao hotel, o quarto contratado estará de acordo com o pedido feito. Isso também determina ações mais estratégicas ao gestor do hotel para atrair hóspedes e sempre ter quartos disponíveis.

Fintech integrada

Não é uma função exclusiva de PMS para hotéis, porém aqueles que reservam essa funcionalidade conseguem oferecer uma experiência sempre ótima ao hóspede. Assim como um sistema de web check-in e check-out, a fintech integrada permite o controle de pagamentos e conciliações bancárias na plataforma.

Esse recurso, que se integra à plataforma de tipo modular, traz a vantagem de ter um custo-benefício mais interessante. Uma vez que um só sistema realiza essa tarefa, não é preciso contar com uma plataforma à parte para controlar o financeiro.

Ademais, com a informação de pagamentos de hóspedes, erros são evitados, como pagamentos indevidos ou mesmo a falta deles. Outro ponto interessante é que plataformas que contam com uma fintech fazem a conciliação automática de cartões, otimizando tempo e muito trabalho.

Já para o gerenciamento de contas bancárias, as remessas podem ser programadas, eliminando a necessidade de dedicar um tempo semanal para a tarefa.

Gestão de estoque e fluxo de compras

Ter um estoque controlado e saber o que ele fornece, por quanto tempo e qual deve ser a próxima compra e de quais produtos, é a base para fornecer um ótimo atendimento e serviços. Com um PM para hotéis, esse controle é feito em tempo real, facilitando o trabalho de gerentes e responsáveis pelo estoque.

Uma boa gestão de estoque está ligada a um controle de caixa equilibrado, já que alimentos e produtos ficam dentro da data de validade. Evitando maiores problemas e prejuízos, e até mesmo contratempos judiciais.

Junto a essa função, o fluxo de compras do estoque traz todas as etapas, desde a lista de itens a comprar, o pedido de compra e o controle de notas e pagamentos. Algo perfeito para gerenciar um estoque sem ter que fazer cada tarefa separada, de forma manual ou em vários programas.

gestão de fluxo de hotéis

Emissão de notas

Um PMS para hotéis permite que a emissão e o controle de notas sejam feitos na mesma plataforma, facilitando o controle fiscal do negócio.

Dentre as principais vantagens, estão a emissão de:

  • NFS-e: as notas vinculadas à prefeitura do município;
  • NFC-e: notas de produtos e consumos;
  • NF-e: nota fiscal eletrônica de vendas e devoluções.

Motores de reserva

Hoje em dia, ser encontrado e garantir reservas é uma questão quase que 100% digital. Nesse aspecto, alguns PMS para hotéis contam com a integração em motores de reserva, que são as páginas como Booking e Hoteis.com.

Essa vantagem traz, além de uma maior presença em canais especializados no setor, mais facilidade de os clientes encontrarem o hotel e fecharem as reservas.

Tarifador

Esse é um dos destaques de trazer um PMS para hotel, para a gestão. O recurso permite gerenciar todo o consumo por quartos, fazendo com que cada item e serviço adquiridos seja imediatamente adicionado à comanda.

Esse destaque gera um controle maior sobre cada consumo, e evita erros de cobrança, para mais ou para menos, na conta do hóspede.

Fechaduras eletrônicas

Plataformas avançadas de gestão de hotéis já têm a integração com o sistema de fechaduras eletrônicas. Para a gestão de hotel, esse diferencial é aliado no controle e prevenção de fraudes e entradas e saídas de quartos.

O recurso permite que o cartão de acesso ao quarto seja magnetizado apenas depois que o check-in é feito, tanto no hotel presencialmente quanto online, por app.

Ter um PMS para hotéis como aliado na gestão simplifica todas as tarefas de gestores. Além disso, coloca o hotel como um ponto diferenciado e inovador em uma área muito competitiva, trazendo melhorias e atualizações para além do espaço, para toda a equipe.

Christian-CairesSobre o autor: Christian Caires possui mais de 5 anos de experiência no marketing digital. Hoje é diretor de marketing na Bitz, software de gestão hoteleira (PMS) focado em entregar a melhores experiências aos hóspedes e colaboradores do seu hotel. Conheça o PMS para hotéis da Bitz Softwares e veja todas as facilidades que ele promove à gestão!

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